Das Wichtigste auf einen Blick
- Prüfen Sie zuerst, was Ihr Auftraggeber tatsächlich fordert, und erst dann die Angaben des Zertifikats.
- Tätigkeitsbeschreibung und Standortzuordnung müssen zum benötigten Nachweis passen; ein Anhang kann dazugehören.
- Bestätigen Sie den aktuellen Zertifikatsstatus beim Aussteller; falls Akkreditierung verlangt wird, prüfen Sie auch deren passenden Umfang.
Inhaltsverzeichnis
- Wie prüfen Sie, ob ein ISO-Zertifikat zum Auftrag passt?
- Einkauf: Das richtige Unternehmen, aber die falsche Tätigkeit
- Wie prüfen Sie die Laufzeit und den Zertifizierungszyklus?
- Was sagt der Aussteller über die Verlässlichkeit des Zertifikats aus?
- Welche Prüfschritte sind bei der Zertifikatsverifikation sinnvoll?
- Prüfreihenfolge für einen benötigten Zertifikatsnachweis
- Quellen und weiterführende Informationen
- Ihre nächsten Schritte
- Häufige Fragen
Wie prüfen Sie, ob ein ISO-Zertifikat zum Auftrag passt?
Vergleichen Sie zuerst die konkrete Anforderung mit Norm, Tätigkeitsbeschreibung und zugehörigen Standortangaben auf Zertifikat und Anhang. Bestätigen Sie Laufzeit und aktuellen Status über einen verlässlichen Ausstellerkanal. Falls Akkreditierung gefordert ist, muss auch deren passender Umfang geprüft werden. ISO erläutert die Rolle unabhängiger Zertifizierungsstellen.
Einkauf: Das richtige Unternehmen, aber die falsche Tätigkeit
Fiktives Beispiel: Ein Lieferant legt ein gültiges Zertifikat vor, dessen Tätigkeitsbeschreibung nur den Handel abdeckt. Ihr Auftrag betrifft jedoch eine Fertigungsleistung. Der gleiche Firmenname macht daraus noch keinen passenden Nachweis für die Fertigung. Prüfen Sie Tätigkeitsbeschreibung und zugeordnete Standortangaben einschließlich eines möglichen Anhangs.
Ist die Kundenanforderung unklar, klären Sie gezielt, welche Leistung und welcher Nachweis gemeint sind. Ein bloßes Ablaufdatum bestätigt außerdem nicht den aktuellen Zertifikatsstatus: Aussetzungen oder Änderungen müssen bei der Statusprüfung berücksichtigt werden.
Wenn eine bestimmte Art des Ausstellers verlangt wird, klären Sie Akkreditierung und Zertifizierung. Für die passende Leistung ist der Tätigkeitsumfang des Zertifikats entscheidend.
Wie prüfen Sie die Laufzeit und den Zertifizierungszyklus?
Für einen lückenlosen Anschluss des nächsten Zertifizierungszyklus müssen die erforderlichen Rezertifizierungsaktivitäten und die positive Entscheidung rechtzeitig vor Ablauf abgeschlossen sein. Stimmen Sie Termine und erforderliche Bearbeitung mit der Zertifizierungsstelle ab.
Das Ablaufdatum allein reicht daher nicht als Prüfkriterium. Empfänger sollten zusätzlich prüfen, ob Überwachungsaudits im Zyklus stattgefunden haben. Bei der ausstellenden Zertifizierungsstelle lässt sich der Status prüfen, online oder durch direkte Bestätigung. Manche Stellen bieten eine Online-Verifikation über die Zertifikatsnummer, die den aktuellen Zertifikatsstatus ausweist; öffentlich zugängliche Angaben über einzelne Audits sind nicht generell zu erwarten. IfQA stellt laut eigener Website eine solche Online-Verifikation bereit, sodass Auftraggeber die Gültigkeit ohne Rückfrage prüfen können.
Was sagt der Aussteller über die Verlässlichkeit des Zertifikats aus?
Die Zertifizierungsstelle ist eine Konformitätsbewertungsstelle, die prüft, ob ein Managementsystem die Anforderungen einer Norm erfüllt. Die ISO selbst stellt keine Zertifikate aus. Zertifizierungsstellen können staatlich akkreditiert sein, was bedeutet, dass eine nationale Akkreditierungsbehörde ihre fachliche Kompetenz und Unabhängigkeit formal bestätigt hat. Die DAkkS beschreibt Akkreditierung als staatliche Prüfung der Prüfer, die im öffentlichen Interesse Kompetenz, Verlässlichkeit und Unparteilichkeit beurteilt.
Nicht jede Zertifizierungsstelle ist akkreditiert. Ein QR-Code oder ein Verbandslogo auf einem Zertifikat ist kein Beleg für eine staatliche Akkreditierung. Wer wissen möchte, ob eine Zertifizierungsstelle akkreditiert ist, prüft das in der öffentlichen Datenbank der zuständigen nationalen Akkreditierungsstelle. Den konzeptionellen Unterschied zwischen Akkreditierung und Zertifizierung erklärt der Ratgeber Akkreditierung und Zertifizierung: Der Unterschied ausführlicher.
Ob für einen bestimmten Zweck eine akkreditierte Zertifizierungsstelle erforderlich ist, hängt von den Anforderungen des Empfängers ab. In regulierten Bereichen kann eine Akkreditierung gesetzlich vorgeschrieben sein. In anderen Kontexten entscheidet der Auftraggeber oder Ausschreibende selbst, welche Anforderungen er an den Aussteller stellt.
Welche Prüfschritte sind bei der Zertifikatsverifikation sinnvoll?
Prüfen Sie das Zertifikat einschließlich aller zugehörigen Standortangaben und Anhänge. Ist das benötigte Werk darin nicht als erfasst bestätigt, klären Sie die Zuordnung beim Aussteller. Aus der Nennung des Hauptsitzes auf der Vorderseite allein lässt sich die Abdeckung eines weiteren Standorts nicht ableiten.
Für die Verifikation nutzen Sie die auf dem Zertifikat angegebene Zertifikatsnummer und die Online-Datenbank der Zertifizierungsstelle. Viele Stellen ermöglichen eine direkte Statusabfrage. Ergänzend können Sie über die Datenbank der zuständigen Akkreditierungsstelle prüfen, ob die ausstellende Stelle akkreditiert ist und für welchen Geltungsbereich diese Akkreditierung gilt.
- Zertifikatsnummer und Ausstellungsdatum auf dem Dokument prüfen
- Geltungsbereich mit dem eigenen Anforderungsprofil abgleichen
- Aktuellen Zertifikatsstatus online oder direkt beim Aussteller bestätigen; bei Bedarf erfolgte Überwachung klären
- Aussteller in der Datenbank der nationalen Akkreditierungsstelle suchen
- Bei Unklarheiten direkt bei der Zertifizierungsstelle nachfragen
Prüfreihenfolge für einen benötigten Zertifikatsnachweis
| Prüffrage | Wo Sie nachsehen | Was Sie bei einer Lücke tun |
|---|---|---|
| Was wird gefordert? | Vertrag oder konkrete Anforderung | Unklare Bedingungen gezielt klären |
| Welche Tätigkeit ist bestätigt? | Tätigkeitsbeschreibung der Urkunde | Mit der angefragten Leistung abgleichen |
| Welcher Standort gehört dazu? | Zertifikat und gegebenenfalls Anhang | Zuordnung des betreffenden Standorts prüfen |
| Ist das Zertifikat aktuell gültig? | Verlässliche Online-Prüfung oder Bestätigung des Ausstellers | Bei Widerspruch direkt beim Aussteller klären |
| Ist passende Akkreditierung gefordert? | Anforderung sowie verlässlicher Akkreditierungsnachweis | Status, Norm und einschlägigen Umfang abgleichen |
Seitlich wischen für alle Spalten
Quellen und weiterführende Informationen
Ihre nächsten Schritte
- Halten Sie die genaue Anforderung an Norm, Tätigkeit, Standort und Aussteller fest.
- Vergleichen Sie sie mit Zertifikat und gegebenenfalls zugehörigem Anhang.
- Prüfen Sie Laufzeit und aktuellen Status über einen verlässlichen Ausstellerkanal.
- Klären Sie bei geforderter Akkreditierung den Status und den zutreffenden Akkreditierungsumfang.
Häufige Fragen
Ein QR-Code erleichtert die Verifikation, indem er direkt zur Online-Datenbank der Zertifizierungsstelle führt. Er belegt jedoch weder die Akkreditierung der ausstellenden Stelle noch die inhaltliche Richtigkeit des Geltungsbereichs. Die eigentliche Prüfung der Angaben bleibt beim Empfänger.
Zertifizierungsstellen können ein Zertifikat aussetzen oder entziehen, wenn schwerwiegende Abweichungen festgestellt werden oder der Zertifikatsinhaber Korrekturmaßnahmen nicht fristgerecht umsetzt. Der aktuelle Status muss bei der ausstellenden Stelle geprüft werden, sofern verfügbar online, andernfalls durch direkte Bestätigung. Empfänger sollten daher nicht nur das Ablaufdatum, sondern den aktuellen Status prüfen.
Nein. Prüfen Sie die beschriebene Tätigkeit und die Zuordnung des betreffenden Standorts anhand des Zertifikats und gegebenenfalls seines Anhangs. Firmenname und Hauptsitz allein beantworten nicht, ob die benötigte Leistung am relevanten Standort einbezogen ist. Lassen Sie unklare Zuordnungen beim Aussteller bestätigen.
Geschrieben von
Noah Wetjen
Geschäftsführer, IfQA
Noah Wetjen ist Geschäftsführer der IfQA Institut für Qualität und Audit GmbH. In den IfQA-Ratgebern erläutert er Grundlagen und Abläufe von Managementsystem-Zertifizierungen.
