Geltungsbereich eines ISO-Zertifikats richtig festlegen

Wie formulieren Sie den Geltungsbereich eines ISO-Zertifikats?

Beschreiben Sie verständlich die zu zertifizierenden Tätigkeiten und ihre Grenzen. Ordnen Sie die betreffenden Standorte eindeutig zu und berücksichtigen Sie relevante unterstützende sowie ausgelagerte Prozesse. Tätigkeitsbeschreibung und Standortangaben erfüllen unterschiedliche Aufgaben und müssen zusammenpassen. Der Umfang wird in der Zertifizierungsplanung mit IfQA konkret abgestimmt.

Schaltschrankfertigung statt pauschal alle Unternehmensleistungen

Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen fertigt Schaltschränke und handelt zusätzlich mit anderen Bauteilen. Für die angefragte Leistung kann eine Beschreibung wie Fertigung von Schaltschränken der Ausgangspunkt für die Abstimmung sein. Daraus folgt keine automatische Bestätigung des gesamten separaten Handelsgeschäfts. Einkauf, Prüfung und weitere Prozesse bleiben einzubeziehen, soweit sie die erfasste Fertigungsleistung beeinflussen.

Die Fertigung wird einem konkreten Standort zugeordnet. Weitere Standorte und eine zentrale Funktion müssen entsprechend ihrer Tätigkeit und Einbindung berücksichtigt werden. Das Beispiel zeigt eine Abgrenzungsfrage, keine bereits genehmigte Formulierung für einen realen Betrieb.

Prüfen Sie die abgestimmte Beschreibung später an der konkreten Urkunde und ihrem Anhang. Bei mehreren Orten unterstützt die Standortmatrix für die Auditplanung die Zuordnung.

Welche Angaben gehören in eine klare Beschreibung?

Eine belastbare Formulierung beantwortet drei Fragen: Was tut die Organisation (Tätigkeiten und Dienstleistungen)? Wo tut sie es (Standorte und physische Grenzen)? Für wen oder in welchem Kontext (relevante Kundensegmente oder Branchen, sofern abgrenzungsrelevant)? Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen, das Softwareentwicklung und IT-Support anbietet, aber nur die Entwicklung zertifizieren lassen möchte, muss den Support ausdrücklich ausschließen und diesen Ausschluss sachlich begründen können.

Ausschlüsse sind zulässig, wenn sie nicht die Fähigkeit der Organisation berühren, normkonforme Ergebnisse zu liefern. Für die zertifizierten Leistungen relevante Tätigkeiten und unterstützende Schnittstellen müssen berücksichtigt werden, auch wenn nicht jede Abteilung im Zertifikatstext steht. Ob ein abgegrenzter Geschäftsbereich außerhalb des Scopes liegen kann, hängt von den tatsächlichen Tätigkeiten und Wechselwirkungen ab. Die Zertifizierungsstelle prüft die Plausibilität dieser Begründung im Stufe-1-Audit.

• Tätigkeiten und Leistungen klar benennen, keine Sammelbegriffe wie „alle Dienstleistungen"
• Standorte vollständig auflisten, auch Niederlassungen und Außenstellen mit eigenem Betrieb
• Ausschlüsse explizit formulieren und sachlich begründen
• Formulierung auf Konsistenz mit internen Prozessbeschreibungen prüfen

Standorte und Organisationseinheiten: Was muss einbezogen werden?

Tätigkeitsbeschreibung und zugehörige Standortangaben müssen zusammenpassen. Ein Standort kann im Zertifikat oder einem zugehörigen Anhang genannt sein. Aus der bloßen Nennung des Hauptsitzes lässt sich deshalb ohne Prüfung der vollständigen Angaben weder die Einbeziehung noch der Ausschluss eines anderen Standorts ableiten.

Zeigen Sie, an welchen Standorten die beschriebenen Leistungen ausgeführt und welche relevanten Prozesse zentral oder lokal gesteuert werden. Die Zertifizierungsstelle beurteilt die erforderliche Einbeziehung und Auditplanung. Dazu vertieft der Ratgeber Mehrere Standorte zertifizieren die praktische Vorbereitung.

Wie prüfen Auftraggeber den Geltungsbereich auf einem Zertifikat?

Prüfen Sie Tätigkeitsbeschreibung und zugehörige Standortangaben in den vollständigen Zertifizierungsunterlagen. IfQA beschreibt eine Online-Prüfung der Zertifikatsgültigkeit über eindeutige Zertifikatsnummer beziehungsweise QR-Code. Welche weiteren Angaben dort abrufbar sind, ist am konkreten Zertifikat zu prüfen.

Eine häufige Fehlerquelle ist die Verwendung von Branchencodes oder internen Bezeichnungen, die für externe Leser nicht verständlich sind. Der Geltungsbereich sollte so formuliert sein, dass ein branchenfremder Leser die abgedeckten Tätigkeiten eindeutig versteht, ohne Rückfragen stellen zu müssen.

Geltungsbereich anpassen: Wann und wie ist das möglich?

Wächst ein Unternehmen, eröffnet neue Standorte oder erweitert sein Leistungsportfolio, muss der Geltungsbereich angepasst werden, damit das Zertifikat die tatsächliche Tätigkeit weiterhin korrekt abbildet. Eine Erweiterung erfordert in der Regel ein zusätzliches Audit für die neu einbezogenen Bereiche. Eine Einschränkung ist ebenfalls möglich, etwa wenn ein Geschäftsbereich aufgegeben wird, und muss der Zertifizierungsstelle gemeldet werden.

Änderungen am Geltungsbereich zwischen zwei regulären Auditterminen sollten frühzeitig mit der Zertifizierungsstelle besprochen werden, damit der Auditplan entsprechend angepasst werden kann. Ein Zertifikat, dessen Geltungsbereich die tatsächliche Tätigkeit nicht mehr korrekt widerspiegelt, verliert seinen Nachweiswert.

Fiktive Abgrenzung einer Fertigungsleistung

Quellen und weiterführende Informationen

• IfQA: Ablauf des Zertifizierungsverfahrens
• IfQA: Zertifizierung nach ISO 9001
• Global ACI: Regeln für akkreditierte Konformitätsbewertung

Ihre nächsten Schritte

1. Legen Sie fest, welche Leistung der Auftraggeber nachgewiesen haben möchte.
2. Formulieren Sie eine verständliche Tätigkeitsbeschreibung und prüfen Sie ihre Grenzen.
3. Ordnen Sie Standorte und relevante unterstützende Prozesse zu.
4. Stimmen Sie die Beschreibung und erforderlichen Zertifikatsangaben mit der Zertifizierungsstelle ab.