Mehrere Standorte zertifizieren: Geltungsbereich und Auditplan

Können mehrere Standorte gemeinsam zertifiziert werden?

Mehrere Standorte können unter einem geeigneten zentral gesteuerten Managementsystem in eine Zertifizierung einbezogen werden. Tätigkeiten, Einbindung und örtliche Umsetzung müssen nachvollziehbar sein. Ob Stichproben zulässig sind, hängt von den anwendbaren Multisite-Regeln und dem konkreten Fall ab. Die Anzahl der Standorte allein legt keinen Auditumfang fest.

Eine zentrale Regel, drei unterschiedliche Arbeitsorte

Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen hat eine Verwaltung, ein Fertigungswerk und einen Servicestützpunkt. Die Vorgabe zur Dokumentenlenkung wird zentral gesteuert. Am Werk muss die gültige Arbeitsanweisung an der Anlage verfügbar sein; im Service brauchen Mitarbeitende die passende Information für ihren Einsatz. Dieselbe Regel wird deshalb an unterschiedlichen Abläufen geprüft.

Die nachfolgende Standortmatrix ist eine Vorlage für die erste Klärung. Sie sagt noch nicht, dass Standorte als gleichartig gelten oder eine bestimmte Stichprobe zulässig ist. Dafür sind unter anderem die Tätigkeiten, die zentrale Steuerung und die anwendbaren Zertifizierungsregeln zu berücksichtigen.

Die örtliche Zuordnung ergänzt den Tätigkeitsumfang des Zertifikats. Welche digitalen Einblicke genügen, ist eine eigene Frage der Remote-Eignung.

Zentrale Lenkung und lokale Umsetzung: Was wird wo geprüft?

Bei Organisationen mit mehreren Standorten unterscheidet der Auditplan zwischen Elementen, die zentral gesteuert werden, und solchen, die lokal umgesetzt werden. Strategische Vorgaben, übergeordnete Dokumentation, Managementbewertung und interne Auditprogramme werden in der Regel am Hauptsitz oder in der Zentralfunktion geprüft. Die tatsächliche Anwendung dieser Vorgaben, also Prozessabläufe, Schulungsnachweise und operative Aufzeichnungen, wird an den jeweiligen Standorten begutachtet.

Diese Aufteilung ist kein formales Schema, sondern folgt dem tatsächlichen Aufbau der Organisation. Wenn ein Standort vollständig nach zentralen Vorgaben arbeitet und keine eigenständigen Entscheidungen trifft, fällt der Prüfaufwand dort geringer aus als an einem Standort mit eigenem Einkauf, eigener Personalverantwortung oder eigenen Kundenschnittstellen.

Stichprobenauditierung: Wann ist sie möglich und wer entscheidet?

Bei Organisationen mit vielen gleichartigen Standorten, etwa Filialen, Servicestützpunkten oder Niederlassungen mit identischen Tätigkeiten, kann die Zertifizierungsstelle entscheiden, nicht jeden Standort im Zertifizierungsaudit zu besuchen, sondern eine repräsentative Auswahl zu prüfen. Diese Entscheidung liegt ausschließlich bei der Zertifizierungsstelle. Sie bewertet, ob die Standorte tatsächlich hinreichend gleichartig sind, ob das zentrale Managementsystem greift und ob eine Stichprobe methodisch vertretbar ist.

Antragsteller können nicht selbst festlegen, welche Standorte ausgelassen werden. Die Auswahl für Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits wird nach den jeweils anwendbaren Stichprobenregeln, Risiken und Standortunterschieden geplant, sodass über den Zertifizierungszyklus eine angemessene Abdeckung entsteht. Wie Auditoren Stichproben methodisch einsetzen, beschreibt der Ratgeber Auditnachweise: Was Auditoren prüfen und wie Stichproben helfen.

Wie entsteht der Auditplan bei mehreren Standorten?

Der Auditplan wird von der Zertifizierungsstelle auf Basis der Angaben im Antragsformular erstellt: Anzahl der Standorte, Tätigkeiten je Standort, Mitarbeiterzahl, Grad der zentralen Steuerung und gewünschte Norm. Daraus ergibt sich der Gesamtauditaufwand, der auf Stufe 1 und Stufe 2 verteilt wird. Bei IfQA wird dieser Auditumfang bereits im verbindlichen Angebot festgehalten; veränderte Angaben oder neue Erkenntnisse können eine abgestimmte Anpassung erfordern.

Für die Terminplanung ist es sinnvoll, Standortbesuche zu bündeln, wenn Auditoren ohnehin in einer Region tätig sind. Remote-Audits können für Standorte eingesetzt werden, an denen keine physische Begehung erforderlich ist, etwa reine Verwaltungsstandorte. Ob ein Standort remote oder vor Ort auditiert wird, hängt von der Art der dort ausgeübten Tätigkeiten ab.

Standorte nachträglich hinzufügen oder entfernen

Ändert sich die Standortstruktur nach der Zertifikatserteilung, muss der Geltungsbereich angepasst werden. Ein neuer Standort kann nicht stillschweigend unter ein bestehendes Zertifikat fallen. Die Zertifizierungsstelle bewertet, ob der neue Standort in das bestehende Managementsystem eingebunden ist und welche Prüfungen vor einer Aufnahme erforderlich sind. Eine mögliche Auditierung oder Stichprobe richtet sich nach dem Zertifizierungsprogramm und der Standortsituation. Umgekehrt muss ein geschlossener oder ausgegliedeter Standort aus dem Geltungsbereich gestrichen werden.

Fiktives Beispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen mit drei zertifizierten Standorten übernimmt einen vierten. Dieser Standort arbeitet zunächst nach eigenen Prozessen. Erst nachdem er vollständig in das zentrale Managementsystem integriert wurde, kann er in den Geltungsbereich aufgenommen und auditiert werden.

Fiktive Standortmatrix für die Auditplanung

Quellen und weiterführende Informationen

• IfQA: Ablauf des Zertifizierungsverfahrens
• Global ACI: Regeln für akkreditierte Konformitätsbewertung

Ihre nächsten Schritte

1. Stellen Sie die vorgesehenen Standorte mit Tätigkeiten, Beschäftigten und Ansprechpartnern zusammen.
2. Zeigen Sie, welche Aufgaben zentral gesteuert und welche lokal umgesetzt werden.
3. Prüfen Sie die Einbindung in interne Audits, Maßnahmenverfolgung und Managementbewertung.
4. Stimmen Sie Standortzuordnung, erforderliche Nachweise und Auditplanung mit der Zertifizierungsstelle ab.