Remote-Audit: Ablauf, Voraussetzungen und Grenzen

Wann eignet sich ein Remote-Audit?

Ein Remote-Audit eignet sich, wenn die vorgesehenen Anforderungen und Prozesse mit geeigneten digitalen Einblicken ausreichend geprüft werden können. Technik, Vertraulichkeit und tatsächliche Nachweisbarkeit müssen passen. Die konkrete Eignung und mögliche Vor-Ort-Anteile werden in der Auditplanung mit IfQA geklärt. Ein Remote-Format senkt die fachlichen Anforderungen nicht.

Bildschirmfreigabe funktioniert, der Auftragszugriff fehlt

Fiktives Beispiel: Im Techniktest lässt sich der Bildschirm teilen, die auditierte Person kann den benötigten Auftrag jedoch nicht öffnen. Prüfen Sie deshalb nicht nur Kamera und Verbindung, sondern auch die konkrete Berechtigung und die fachliche Erläuterung. Ein geeigneter Zugriff muss verfügbar sein, ohne unkontrolliert vertrauliche Daten weiterzugeben.

Das folgende Agendamuster zeigt mögliche Beteiligte und Einblicke. Es ist kein zugesagter IfQA-Zeitplan. Umfang, Reihenfolge und Form werden in der konkreten Auditplanung festgelegt; ein gezeigter Bildschirm ersetzt nicht automatisch eine erforderliche Begehung.

Technische und organisatorische Voraussetzungen

Ein Remote-Audit funktioniert nur, wenn die technische Infrastruktur stabil und sicher ist. Dazu gehören eine zuverlässige Videokonferenzverbindung, die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe und ein gesicherter Kanal für die Übermittlung von Dokumenten. Verbindungsabbrüche oder fehlende Zugriffsrechte auf relevante Systeme können den Auditablauf unterbrechen und im schlimmsten Fall Nachweise unvollständig machen.

Vertraulichkeit ist ein eigenständiges Thema: Dokumente mit sensiblem Inhalt, etwa aus dem Bereich Informationssicherheit nach ISO 27001, dürfen nicht über ungesicherte Kanäle übertragen werden. Vor dem Audit sollte geklärt sein, welche Plattformen genutzt werden, wer Zugriff erhält und wie Aufzeichnungen gehandhabt werden. Diese Fragen sind keine Formalität, sondern Teil der Eignungsprüfung für das Remote-Format.

• Stabile Videoverbindung mit ausreichender Bandbreite für alle Teilnehmenden
• Bildschirmfreigabe für digitale Systeme und Nachweise
• Gesicherter Dokumentenkanal, abgestimmt auf die Sensibilität der Inhalte
• Klare Regelung zu Aufzeichnungen und Datenzugriff vor Auditbeginn
• Technischer Vorabtest empfohlen, um Störungen im Audit zu vermeiden

Nachweisführung und Demonstrationen im Remote-Audit

Die Anforderungen an Auditnachweise ändern sich im Remote-Format nicht, wohl aber die Art ihrer Vorlage. Dokumente müssen digital abrufbar und vollständig sein; Lücken lassen sich nicht durch einen kurzen Gang ins Archiv schließen. Wer mehr über die Logik der Nachweisführung und Stichprobenpraxis erfahren möchte, findet dazu weiterführende Informationen im Ratgeber zu Auditnachweisen und Stichproben.

Demonstrationen, etwa das Zeigen eines IT-Systems, eines Prozessschritts oder einer Messeinrichtung, sind per Video grundsätzlich möglich, aber nicht immer gleichwertig. Die Sicht kann technisch oder organisatorisch eingeschränkt sein. Der Auditor muss relevante Blickwinkel und Demonstrationen anfordern können. Reichen die Nachweise nicht aus, wird das Audit durch geeignete andere Methoden oder einen Vor-Ort-Termin ergänzt. Für normative Anforderungen, die eine physische Überprüfung implizieren, ist das ein relevanter Unterschied.

Grenzen des Remote-Formats: Wann ist eine Begehung nötig?

Bestimmte Auditinhalte lassen sich remote nicht oder nur eingeschränkt prüfen. Dazu zählen physische Umweltaspekte nach ISO 14001, Produktionsbedingungen, Infrastrukturprüfungen und Situationen, in denen der Auditor die räumliche Situation selbst beurteilen muss. Ein Video zeigt, was die Kamera zeigt, nicht was der Auditor sehen würde, wenn er selbst durch die Halle geht.

Auch Gespräche mit Mitarbeitenden können im Remote-Format eingeschränkt sein, wenn Teilnehmende nicht ungestört sprechen können oder technische Hürden die Kommunikation erschweren. Für das Stufe-2-Audit, das die gelebte Praxis bewertet, ist das besonders relevant. Wer sich auf diesen Schritt vorbereiten möchte, findet praktische Hinweise in der Checkliste zur Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit.

Ablauf eines Remote-Audits bei IfQA

IfQA ermöglicht laut eigener Darstellung beide Auditstufen vollständig per Videokonferenz, einschließlich Dokumenteneinsicht und Systemzugriff. Ob das Remote-Format für ein konkretes Verfahren geeignet ist, wird im Rahmen des Angebots geklärt. Eine pauschale Zusage für jedes Audit gibt es nicht; Geltungsbereich, Norm und Unternehmensstruktur fließen in diese Beurteilung ein.

Praktisch bedeutet das: Vor dem Audit stimmen Auditor und Unternehmen ab, welche Plattform genutzt wird, welche Dokumente vorab bereitgestellt werden und wie Demonstrationen technisch ablaufen. Der Auditbericht und die Zertifizierungsentscheidung folgen denselben Anforderungen wie bei einem Vor-Ort-Audit.

Fiktives Agendamuster ohne vorgegebene Zeitdauer

Quellen und weiterführende Informationen

• IfQA: Ablauf des Zertifizierungsverfahrens
• Global ACI: Regeln für akkreditierte Konformitätsbewertung

Ihre nächsten Schritte

1. Stimmen Sie ab, welche Prozesse und Nachweise remote geeignet geprüft werden können.
2. Ordnen Sie jedem Auditthema einen Ansprechpartner und den vorgesehenen Zugriff zu.
3. Testen Sie Bildschirmfreigabe und Berechtigungen mit einem passenden vorhandenen Vorgang.
4. Klären Sie Vertraulichkeit, zulässige Aufzeichnungen und erforderliche alternative Einblicke vorab.