Das Wichtigste auf einen Blick
- Korrektur behebt die festgestellte Situation; Korrekturmaßnahmen setzen an ihren Ursachen an.
- Prüfen Sie, ob dieselbe Ursache weitere Vorgänge oder Bereiche betrifft.
- Bearbeitung, Fristen und erforderliche Nachweise richten sich nach Einstufung und geltenden Zertifizierungsregeln.
Inhaltsverzeichnis
- Was unterscheidet Korrektur und Korrekturmaßnahme im Audit?
- Eine veraltete Arbeitsanweisung: Drei verschiedene Bearbeitungsschritte
- Sofortkorrektur und Ursachenbeseitigung: Wo liegt der Unterschied?
- Wirksamkeit: Was muss nachgewiesen werden?
- Fristen und Zertifizierungsentscheidung
- Typische Fehler beim Umgang mit Abweichungen
- Fiktiver Bearbeitungsfall: veraltete Anweisung am Arbeitsplatz
- Quellen und weiterführende Informationen
- Ihre nächsten Schritte
- Häufige Fragen
Was unterscheidet Korrektur und Korrekturmaßnahme im Audit?
Eine Korrektur behebt den festgestellten Fehler. Eine Korrekturmaßnahme bearbeitet seine Ursache, damit er nicht erneut auftritt. Erforderliche Bearbeitung, Fristen und Nachweise hängen von der konkreten Feststellung, ihrer Einstufung und den geltenden Zertifizierungsregeln ab. Der IfQA-Ablauf beschreibt die weitere Behandlung von Auditfeststellungen vor der Entscheidung.
Eine veraltete Arbeitsanweisung: Drei verschiedene Bearbeitungsschritte
Fiktives Beispiel: Am Arbeitsplatz wird eine überholte Arbeitsanweisung verwendet. Die Korrektur besteht darin, die Situation zu bereinigen und die gültigen Informationen verfügbar zu machen. Die Ursachenanalyse untersucht, weshalb die veraltete Fassung weiter genutzt wurde. Vielleicht wurde die Änderung freigegeben, erreichte den Arbeitsplatz aber nicht.
Die Korrekturmaßnahme muss diese Ursache angemessen bearbeiten. Anschließend wird an geeigneten weiteren Vorgängen geprüft, ob Änderungen zuverlässig am Verwendungsort ankommen. Die folgende Tabelle erläutert den Ablauf; sie nimmt weder die Einstufung einer konkreten Abweichung noch die Zertifizierungsentscheidung vorweg.
Ein belastbarer Sachverhalt braucht geeignete Auditnachweise. Bei späteren Überwachungsaudits können Bearbeitung und Wirksamkeit erneut betrachtet werden.
Sofortkorrektur und Ursachenbeseitigung: Wo liegt der Unterschied?
Viele Unternehmen verwechseln die Sofortkorrektur mit der eigentlichen Korrekturmaßnahme. Die Sofortkorrektur beseitigt den unmittelbaren Mangel: Ein fehlendes Dokument wird erstellt, ein falsch durchgeführter Schritt wird wiederholt, ein betroffenes Produkt wird gesperrt. Das ist notwendig, aber nicht hinreichend. Wer nur den sichtbaren Mangel behebt, ohne zu fragen, warum er entstanden ist, riskiert, dass dasselbe Problem erneut auftritt.
Die Ursachenanalyse fragt nach dem Grund hinter dem Mangel. Fehlte eine Schulung? War eine Prozessbeschreibung unklar? Wurde eine Verantwortlichkeit nicht eindeutig geregelt? Erst wenn die Ursache bekannt ist, lässt sich eine Maßnahme ableiten, die das Problem dauerhaft abstellt. Dieser Schritt ist der Kern jeder Korrekturmaßnahme im Sinne der gängigen Managementsystemnormen.
Wirksamkeit: Was muss nachgewiesen werden?
Wirksamkeit bedeutet, dass die getroffene Maßnahme das Problem tatsächlich beseitigt hat und nicht nur auf dem Papier beschlossen wurde. Der Nachweis muss belegbar sein: etwa durch überarbeitete Prozessbeschreibungen, Schulungsnachweise, Protokolle aus internen Audits oder Aufzeichnungen aus dem Tagesgeschäft, die zeigen, dass der Prozess jetzt wie vorgesehen funktioniert. Ein bloßes Aktionsprotokoll ohne Belege reicht in der Regel nicht aus.
Der Auditor bewertet die Wirksamkeit anhand der vorgelegten Nachweise. Bei geringfügigen Abweichungen kann das im Rahmen des nächsten Überwachungsaudits geschehen. Bei schweren Abweichungen ist die Wirksamkeitsprüfung häufig Voraussetzung für die Zertifizierungsentscheidung. Welche Form der Nachweis haben muss und bis wann er vorliegen soll, ergibt sich aus der Auditvereinbarung, nicht aus einer allgemeinen Frist.
Fristen und Zertifizierungsentscheidung
Es gibt keine universell gültige Frist für die Behebung von Abweichungen. Maßgeblich ist, was in der Auditvereinbarung zwischen dem Unternehmen und der Zertifizierungsstelle festgelegt wurde. Dort ist geregelt, bis wann Nachweise einzureichen sind und in welcher Form. Wer sich über die vereinbarten Anforderungen unsicher ist, sollte diese Frage direkt mit der Zertifizierungsstelle klären, bevor die Frist abläuft.
Bei schweren Abweichungen ist eine Zertifikatserteilung nicht möglich, solange die Abweichung offen ist. Das ist keine Ermessensfrage, sondern ein grundsätzliches Prinzip der Zertifizierung: Ein Zertifikat bestätigt, dass das System die Normforderungen erfüllt. Ist das nachweislich nicht der Fall, kann diese Bestätigung nicht ausgestellt werden. Geringfügige Abweichungen verhindern die Erteilung in der Regel nicht, sofern ein plausibler Korrekturplan vorliegt. Zur Vorbereitung auf das Audit empfiehlt sich der Ratgeber Zertifizierungsaudit vorbereiten: Checkliste für Unternehmen.
Typische Fehler beim Umgang mit Abweichungen
Ein häufiger Fehler ist, die Sofortkorrektur als abgeschlossene Maßnahme zu melden, ohne eine Ursachenanalyse durchgeführt zu haben. Ein weiterer ist, Maßnahmen zu beschreiben, die zwar plausibel klingen, aber nicht durch Nachweise belegt werden können. Auditoren prüfen nicht die Absicht, sondern den belegbaren Zustand. Wer Nachweise nicht systematisch aufbewahrt, hat im Wirksamkeitsnachweis regelmäßig Schwierigkeiten.
- Sofortkorrektur ohne Ursachenanalyse dokumentieren
- Maßnahmen ankündigen, ohne Umsetzung zu belegen
- Wirksamkeit behaupten, ohne Folgeaufzeichnungen vorzulegen
- Fristen aus der Auditvereinbarung übersehen oder falsch lesen
Fiktiver Bearbeitungsfall: veraltete Anweisung am Arbeitsplatz
| Schritt | Bearbeitung im Beispiel | Passender Nachweis |
|---|---|---|
| Sachverhalt klären | Verwendete und gültige Fassung vergleichen | Anforderung, Fundstelle und Versionsstände |
| Korrigieren | Veraltete Verwendung beenden, passende gültige Information bereitstellen | Nachvollziehbare Bereinigung |
| Ursache untersuchen | Änderungsweg und Versorgung des Arbeitsplatzes prüfen | Begründete Ursachenanalyse |
| Korrekturmaßnahme umsetzen | Ursächlichen Änderungs- und Bereitstellungsablauf verbessern | Angepasster Ablauf und seine tatsächliche Anwendung |
| Wirksamkeit prüfen | Geeignete spätere Änderungen bis zum Verwendungsort verfolgen | Prüfergebnis und gegebenenfalls weitere Bearbeitung |
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Quellen und weiterführende Informationen
Ihre nächsten Schritte
- Gleichen Sie Feststellung, betroffene Anforderung und konkrete Nachweise ab.
- Veranlassen Sie die erforderliche Korrektur und untersuchen Sie die Ursache.
- Leiten Sie geeignete Korrekturmaßnahmen auch für weitere betroffene Fälle ab.
- Stimmen Sie erforderliche Nachweise und Fristen ab und prüfen Sie die Wirksamkeit.
Häufige Fragen
Nein. Eine schwere Abweichung zeigt, dass eine wesentliche Normforderung nicht erfüllt ist. Das Zertifikat bestätigt genau diese Erfüllung, weshalb es erst nach nachgewiesener Behebung ausgestellt werden kann. Die genauen Anforderungen ergeben sich aus der Auditvereinbarung.
Die Einstufung richtet sich nach den anwendbaren Kriterien und danach, wie die Feststellung die Fähigkeit des Managementsystems beeinträchtigt, seine beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen. Auch ein einzelner schwerwiegender Fall kann eine Hauptabweichung sein; mehrere ähnliche Feststellungen können auf ein systemisches Problem hinweisen. Die Zertifizierungsstelle bewertet und begründet die Einstufung.
In diesem Fall sind die Korrekturmaßnahmen entsprechend auszuweiten. Der Auditor bewertet, ob die Maßnahmen alle betroffenen Bereiche abdecken. Ein enger Geltungsbereich der Maßnahme, der die tatsächliche Ursache nicht vollständig adressiert, wird im Wirksamkeitsnachweis sichtbar.
Geschrieben von
Noah Wetjen
Geschäftsführer, IfQA
Noah Wetjen ist Geschäftsführer der IfQA Institut für Qualität und Audit GmbH. In den IfQA-Ratgebern erläutert er Grundlagen und Abläufe von Managementsystem-Zertifizierungen.
