Das Wichtigste auf einen Blick
- Überwachung begleitet den laufenden Zertifizierungszyklus; Rezertifizierung bewertet das System für den nächsten Zyklus neu.
- Halten Sie wesentliche Änderungen, offene Maßnahmen und Ergebnisse des Systems fortlaufend zugänglich.
- Klären Sie Termine und meldepflichtige Änderungen mit der Zertifizierungsstelle; Fortbestand und Verlängerung sind nicht automatisch.
Inhaltsverzeichnis
- Was unterscheidet Überwachungsaudit und Rezertifizierung?
- Ein neuer Fertigungsbereich während des laufenden Zyklus
- Was prüft das Überwachungsaudit konkret?
- Was unterscheidet die Rezertifizierung vom Überwachungsaudit?
- Wie bereiten Sie sich auf jede Phase konkret vor?
- Übersicht: Zertifizierungsaudit, Überwachungsaudit und Rezertifizierung im Vergleich
- Quellen und weiterführende Informationen
- Ihre nächsten Schritte
- Häufige Fragen
Was unterscheidet Überwachungsaudit und Rezertifizierung?
Überwachungsaudits prüfen während des Zertifizierungszyklus, wie das Managementsystem weiter betrieben wird. Die Rezertifizierung ist eine erneute umfassende Bewertung für den nächsten Zyklus. IfQA beschreibt einen dreijährigen Zyklus mit jährlicher Überwachung. Fortbestand und Verlängerung setzen die erforderlichen Prüfungen und eine entsprechende Entscheidung voraus.
Ein neuer Fertigungsbereich während des laufenden Zyklus
Fiktives Beispiel: Nach der Zertifizierung nimmt ein Unternehmen einen weiteren Fertigungsbereich auf. Prüfen Sie mit der Zertifizierungsstelle, was die Änderung für den bestätigten Tätigkeitsumfang und die Auditplanung bedeutet. Die vorhandene Urkunde bestätigt nicht automatisch jede neu aufgenommene Leistung.
Bereiten Sie zugleich die betriebliche Umsetzung vor: Welche neuen Risiken, Zuständigkeiten und Nachweise entstehen? Halten Sie Änderungen und deren Bearbeitung laufend fest. So lässt sich im nächsten Audit erklären, was sich seit der letzten Prüfung geändert hat und wie das System damit umgeht.
Was prüft das Überwachungsaudit konkret?
Das Überwachungsaudit ist kompakter als das Erstzertifizierungsaudit, aber kein reiner Formaltermin. Der Auditor prüft, ob das Managementsystem im Alltag tatsächlich gelebt wird. Im Mittelpunkt stehen typischerweise die Ergebnisse interner Audits, der Stand der Managementbewertung, der Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen sowie die Zielerreichung aus dem Vorjahr.
Hinzu kommen Bereiche, in denen beim letzten Audit Feststellungen gemacht wurden, sowie Prozesse, die sich seit dem Voraudit verändert haben. Neue Standorte, geänderte Leistungen oder umstrukturierte Verantwortlichkeiten sind typische Anlässe für eine vertiefte Betrachtung. Wer diese Veränderungen dokumentiert und kommuniziert hat, erleichtert dem Auditor die Einschätzung erheblich. Zur Vorbereitung auf das Audit empfiehlt sich auch die Checkliste im Artikel Zertifizierungsaudit vorbereiten: Checkliste für Unternehmen.
Verfolgen Sie die Bearbeitung von Auditabweichungen und Korrekturmaßnahmen laufend, damit Bearbeitungsstand und erforderliche Wirksamkeitsnachweise zum nächsten Termin nachvollziehbar sind.
Was unterscheidet die Rezertifizierung vom Überwachungsaudit?
Die Rezertifizierung am Ende des dreijährigen Zyklus ist umfangreicher als ein Überwachungsaudit. Sie bewertet das gesamte Managementsystem erneut, nicht nur ausgewählte Bereiche. Das schließt die Systemdokumentation, die Wirksamkeit der Prozesse, die Ergebnisse aller internen Audits der Laufzeit und die Entwicklung der Ziele über drei Jahre ein.
Ein Anspruch auf Verlängerung besteht nicht automatisch. Werden bei der Rezertifizierung wesentliche Abweichungen festgestellt, muss das Unternehmen Korrekturen nachweisen, bevor das neue Zertifikat ausgestellt wird. Wer die Rezertifizierung wie ein erneutes Erstzertifizierungsaudit behandelt und das System kontinuierlich gepflegt hat, ist gut aufgestellt. Wer das Zertifikat eines anderen Ausstellers prüfen oder verstehen möchte, findet dazu Hinweise im Artikel ISO-Zertifikat prüfen: Geltungsbereich, Laufzeit und Aussteller.
Wie bereiten Sie sich auf jede Phase konkret vor?
Die wirksamste Vorbereitung ist eine kontinuierliche Systempflege zwischen den Audits. Interne Audits sollten planmäßig durchgeführt und dokumentiert sein, Abweichungen mit Korrekturmaßnahmen versehen und die Managementbewertung aktuell gehalten werden. Kurz vor dem Überwachungsaudit genügt dann eine gezielte Durchsicht dieser Unterlagen.
Für die Rezertifizierung empfiehlt es sich, spätestens sechs Monate vor Ablauf des Zertifikats die Terminplanung mit der Zertifizierungsstelle aufzunehmen. So bleibt ausreichend Zeit, um festgestellte Lücken zu schließen, ohne unter Zeitdruck zu geraten. Schwere Abweichungen erfordern vor einer positiven Entscheidung bewertete Korrekturen und umgesetzte Korrekturmaßnahmen. Bei geringfügigen Abweichungen können angenommene Maßnahmenpläne mit verbindlichen Fristen und späterer Wirksamkeitsprüfung maßgeblich sein.
Übersicht: Zertifizierungsaudit, Überwachungsaudit und Rezertifizierung im Vergleich
| Audittyp | Zeitpunkt im Zyklus | Prüfumfang | Ergebnis bei Erfolg |
|---|---|---|---|
| Zertifizierungsaudit (Stufe 1) | Jahr 1, vor Stufe 2 | Dokumentation, Systemreife, offene Punkte | Freigabe für Stufe 2 |
| Zertifizierungsaudit (Stufe 2) | Jahr 1 | Gelebte Praxis, Wirksamkeit, Nachweise | Zertifikatserteilung |
| 1. Überwachungsaudit | Jahr 2 | Interne Audits, Abweichungen, Zielerreichung, Änderungen | Bestätigung der Systemwirksamkeit |
| 2. Überwachungsaudit | Jahr 3 | Wie Jahr 2, zusätzlich Vorbereitung Rezertifizierung | Bestätigung der Systemwirksamkeit |
| Rezertifizierung | Rechtzeitig vor Ablauf des laufenden Zertifikats | Vollständige Systembewertung über drei Jahre | Neues Zertifikat für weitere drei Jahre |
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Quellen und weiterführende Informationen
Ihre nächsten Schritte
- Prüfen Sie Zertifikatslaufzeit und den mit der Zertifizierungsstelle vereinbarten Auditplan.
- Bündeln Sie Änderungen, Auditbefunde und deren Bearbeitungsstand seit dem letzten Termin.
- Halten Sie interne Audits, Managementbewertung und geeignete betriebliche Nachweise verfügbar.
- Klären Sie rechtzeitig die Rezertifizierungsplanung und die erforderliche Bearbeitung offener Feststellungen.
Häufige Fragen
Ein Zertifikat setzt voraus, dass die vereinbarten Überwachungsaudits im Zyklus durchgeführt werden. Findet ein Überwachungsaudit nicht statt oder wird es nicht bestanden, kann die Zertifizierungsstelle das Zertifikat aussetzen oder zurückziehen. Ein automatischer Fortbestand ohne Audit ist nicht vorgesehen.
Das ist möglich, wenn die vorgesehenen Anforderungen und Abläufe im konkreten Fall ausreichend remote geprüft werden können und die anwendbaren Regeln dies erlauben. Die Zertifizierungsstelle beurteilt die Eignung. Bei unzureichenden digitalen Einblicken oder erforderlichen örtlichen Prüfungen werden passende Vor-Ort-Anteile geplant.
Abweichungen werden im Auditbericht konkret benannt. Das Unternehmen erhält die Möglichkeit, Korrekturen umzusetzen und nachzuweisen. Kleinere Feststellungen verhindern eine positive Bewertung in der Regel nicht, wesentliche Abweichungen müssen jedoch vor der Entscheidung behoben sein.
Geschrieben von
Noah Wetjen
Geschäftsführer, IfQA
Noah Wetjen ist Geschäftsführer der IfQA Institut für Qualität und Audit GmbH. In den IfQA-Ratgebern erläutert er Grundlagen und Abläufe von Managementsystem-Zertifizierungen.
