Das Wichtigste auf einen Blick
- Internes Audit ist eine Prüfung für Ihre Organisation; Zertifizierung ist eine unabhängige Bewertung durch eine Zertifizierungsstelle.
- Für interne Audits können geeignete interne oder externe Personen eingesetzt werden. Eigene Arbeit darf nicht unkritisch selbst bewertet werden.
- Ein interner Auditbericht ersetzt kein vom Auftraggeber verlangtes Zertifikat.
Inhaltsverzeichnis
- Was unterscheidet internes Audit und Zertifizierungsaudit?
- Ein vorhandenes QM-Team braucht nicht automatisch Systemberatung
- Welche Anforderungen gelten für interne Auditoren?
- Wie läuft ein externes Zertifizierungsaudit ab?
- Welche Rolle spielen interne Audits im Zertifizierungsverfahren?
- Was passiert nach dem Zertifizierungsaudit?
- Rollen klar zuordnen
- Quellen und weiterführende Informationen
- Ihre nächsten Schritte
- Häufige Fragen
Was unterscheidet internes Audit und Zertifizierungsaudit?
Ein internes Audit dient der eigenen Organisation zur Prüfung ihres Managementsystems. Geeignete interne oder beauftragte externe Personen können es objektiv und unparteilich durchführen. Ein Zertifizierungsaudit ist dagegen eine unabhängige Drittprüfung als Grundlage einer Zertifizierungsentscheidung. IfQA erläutert dieses Zertifizierungsverfahren. Ein interner Bericht ersetzt keinen ausdrücklich geforderten Zertifikatsnachweis.
Ein vorhandenes QM-Team braucht nicht automatisch Systemberatung
Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen betreibt sein Qualitätsmanagement selbst und benötigt eine unabhängige Zertifizierung. Es kann sein internes Audit mit geeigneten eigenen oder beauftragten Personen organisieren. Werden Fachleute von außen eingesetzt, bleibt dies ein internes Audit für die Organisation und wird nicht allein deshalb zur Zertifizierung.
Für das Zertifizierungsaudit erläutern die Verantwortlichen ihre vorhandenen Abläufe und Nachweise. Die Zertifizierungsstelle bewertet diese unabhängig; sie schreibt nicht die Prozesse, die sie anschließend zertifizieren soll. Diese Rollentrennung ist wichtiger als die Frage, ob eine Person während des Audits im eigenen Büro oder per Video zugeschaltet ist.
Welche Anforderungen gelten für interne Auditoren?
Wählen Sie kompetente Auditoren und organisieren Sie das Audit so, dass Objektivität und Unparteilichkeit gewährleistet sind. Eine unkritische Selbstprüfung der eigenen Arbeit erfüllt diese Anforderung nicht. Je nach Organisationsgröße können gegenseitige Prüfungen geeigneter Bereiche oder externe Unterstützung sinnvoll sein; mögliche Interessenkonflikte sind zu berücksichtigen.
Objektivität bedeutet nicht, dass interne Auditoren unkritisch vorgehen dürfen. Wer bekannte Schwachstellen im eigenen Bereich nicht dokumentiert, weil sie unangenehm sind, verfehlt den Zweck des internen Audits. Die Ergebnisse müssen aufgezeichnet und an die Leitung weitergegeben werden, damit Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können. Wie die Managementbewertung nach ISO 9001 zeigt, sind Auditbefunde ein zentraler Input für die Bewertung durch die Führung.
Wie läuft ein externes Zertifizierungsaudit ab?
Das externe Zertifizierungsaudit gliedert sich in zwei Stufen. Im Stufe-1-Audit prüft die Zertifizierungsstelle die Dokumentation des Managementsystems, darunter Politik, Prozessbeschreibungen und Nachweise über durchgeführte interne Audits. Offene Punkte werden schriftlich benannt, bevor das Stufe-2-Audit beginnt. IfQA folgt diesem zweistufigen Verfahren bei Erstzertifizierungen.
Im Stufe-2-Audit steht die gelebte Praxis im Mittelpunkt. Auditgespräche mit Führung und Mitarbeitenden, Einsicht in Nachweise aus dem Tagesgeschäft und die Bewertung der Wirksamkeit des Systems sind typische Bestandteile. Die geeignete Auditform wird nach Prozessen, Risiken und ausreichender Nachweisbarkeit festgelegt. Wie Sie sich auf diesen Schritt vorbereiten, beschreibt der Ratgeber Zertifizierungsaudit vorbereiten: Checkliste für Unternehmen.
Welche Rolle spielen interne Audits im Zertifizierungsverfahren?
Interne Audits sind kein optionaler Bestandteil eines Managementsystems, sondern eine normative Anforderung. Die Zertifizierungsstelle prüft im Stufe-1-Audit, ob interne Audits geplant, durchgeführt und dokumentiert wurden. Fehlen diese Nachweise oder sind sie lückenhaft, kann das die Zertifizierungsreife in Frage stellen.
Interne Audits sind damit eine Voraussetzung für das externe Audit, aber kein Ersatz dafür. Sie bereiten die Organisation vor, decken Schwachstellen auf und ermöglichen Korrekturen, bevor die externe Prüfung stattfindet. Ein fiktives Beispiel: Ein Dienstleistungsunternehmen stellt im internen Audit fest, dass Kundenfeedback nicht systematisch ausgewertet wird, und korrigiert den Prozess vor dem Zertifizierungsaudit. Genau das ist der beabsichtigte Nutzen.
Was passiert nach dem Zertifizierungsaudit?
Nach positiver Bewertung stellt die Zertifizierungsstelle ein Zertifikat mit eindeutiger Zertifikatsnummer aus, das Auftraggeber online verifizieren können. Das Zertifikat gilt in der Regel für drei Jahre. In dieser Zeit finden jährliche Überwachungsaudits statt, die die fortlaufende Wirksamkeit des Systems bestätigen. Interne Audits bleiben auch während des laufenden Zertifizierungszyklus eine Pflicht der Organisation und werden bei Überwachungsaudits erneut geprüft.
Rollen klar zuordnen
| Aufgabe | Wer sie wahrnimmt | Welches Ergebnis entsteht |
|---|---|---|
| System betreiben | Leitung und zuständige Personen im Unternehmen | Umgesetzte Abläufe und betriebliche Aufzeichnungen |
| Intern auditieren | Geeignete interne oder beauftragte externe Auditoren, objektiv und unparteilich | Interner Auditbericht und festgestellter Handlungsbedarf |
| Feststellungen bearbeiten | Verantwortliche im Unternehmen | Korrekturen, Ursachenbearbeitung und Wirksamkeitsnachweise |
| Zertifizierung auditieren | Unabhängige Zertifizierungsstelle | Auditfeststellungen und Bericht als Entscheidungsgrundlage |
| Zertifizierungsentscheidung treffen | Dafür zuständige unabhängige Entscheidungsfunktion | Entscheidung nach den geltenden Zertifizierungsregeln |
Seitlich wischen für alle Spalten
Quellen und weiterführende Informationen
Ihre nächsten Schritte
- Ordnen Sie zu, wer das System betreibt, wer intern auditiert und wer die Zertifizierung durchführt.
- Prüfen Sie Kompetenz, Objektivität und Unparteilichkeit der vorgesehenen internen Auditoren.
- Lassen Sie interne Feststellungen betrieblich bearbeiten und verfolgen Sie die Ergebnisse.
- Klären Sie die Anforderungen Ihres Auftraggebers an den externen Nachweis.
Häufige Fragen
Ja. Die Anforderung an Unparteilichkeit bezieht sich auf die Unabhängigkeit vom geprüften Bereich, nicht zwingend auf die Zugehörigkeit zur Organisation. Ein externer Auditor, der ausschließlich für interne Audits beauftragt wird und keine Beratungsleistung für dasselbe System erbringt, kann diese Anforderung erfüllen. Die Verantwortung für das interne Auditprogramm verbleibt bei der Organisation.
Ein internes Audit ist keine unabhängige Zertifizierung. Ob der anfragende Kunde interne Auditberichte als Unterlage akzeptiert oder ausdrücklich ein Zertifikat fordert, ergibt sich aus seinen Anforderungen. Klären Sie die geforderte Nachweisform, bevor Sie Unterlagen als gleichwertigen Ersatz behandeln.
Abweichungen werden im Auditbericht konkret benannt. Die Organisation erhält die Möglichkeit, Korrekturen umzusetzen und nachzuweisen. Die Zertifizierungsentscheidung fällt erst danach. Bei geringfügigen Abweichungen sind die Bewertung und Annahme der vorgesehenen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen mit verbindlichen Fristen maßgeblich; die Wirksamkeit kann später überprüft werden.
Geschrieben von
Noah Wetjen
Geschäftsführer, IfQA
Noah Wetjen ist Geschäftsführer der IfQA Institut für Qualität und Audit GmbH. In den IfQA-Ratgebern erläutert er Grundlagen und Abläufe von Managementsystem-Zertifizierungen.
