Das Wichtigste auf einen Blick
- Vorhandene Leitungsbesprechungen und Auswertungen können genutzt werden; ein gesondertes Jahresmeeting ist kein vorgeschriebenes Format.
- Aus Eingaben müssen erkennbare Bewertungen und erforderliche Entscheidungen entstehen.
- Halten Sie vereinbarte Verbesserungen, Änderungen und Ressourcenbedarf fest und verfolgen Sie die Bearbeitung.
Inhaltsverzeichnis
- Was muss eine Managementbewertung erkennen lassen?
- Eine steigende Reklamationszahl braucht eine Entscheidung
- Welche Eingaben muss die Managementbewertung berücksichtigen?
- Welche Ausgaben und Entscheidungen sind erforderlich?
- Welche Nachweise akzeptiert ein Zertifizierungsaudit?
- Häufige Schwachstellen in der Praxis
- Fiktiver Ausschnitt aus einer Managementbewertung
- Quellen und weiterführende Informationen
- Ihre nächsten Schritte
- Häufige Fragen
Was muss eine Managementbewertung erkennen lassen?
Die Leitung bewertet, ob das Qualitätsmanagementsystem geeignet, angemessen und wirksam ist, und hält Ergebnisse sowie erforderliche Entscheidungen fest. Vorhandene Berichte und Besprechungen können genutzt werden, wenn die notwendigen Eingaben berücksichtigt und Ergebnisse nachweisbar sind. Die ISO-9001-Zertifizierung bei IfQA prüft das Managementsystem und seine praktische Umsetzung, nicht ein bestimmtes Meetingformat.
Eine steigende Reklamationszahl braucht eine Entscheidung
Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen wertet Reklamationen bereits monatlich im ERP aus. Die Leitung erkennt, dass sich Fehler bei einer bestimmten Auftragsübergabe häufen. Für die Managementbewertung wird diese Entwicklung mit Auditbefunden und weiteren erforderlichen Eingaben betrachtet. Die Leitung entscheidet, die Übergabeprüfung anzupassen und dafür Zeit einer zuständigen Funktion bereitzustellen.
Im Ergebnis stehen nicht nur die Reklamationszahlen, sondern die Bewertung, der beschlossene Bearbeitungsschritt und eine spätere Kontrolle. Der vorhandene ERP-Bericht kann als Eingabe verknüpft werden. Das folgende Muster zeigt einen Ausschnitt, keine vollständige Managementbewertung.
Geeignete Qualitätsziele und Kennzahlen liefern Eingaben; die festgehaltenen Ergebnisse gehören zu den dokumentierten Informationen.
Welche Eingaben muss die Managementbewertung berücksichtigen?
Die Norm definiert einen Katalog von Themen, die als Eingaben in die Managementbewertung einfließen müssen. Dazu gehören der Stand der Maßnahmen aus früheren Bewertungen, Veränderungen im internen und externen Kontext, die Entwicklung der Qualitätsziele sowie Rückmeldungen interessierter Parteien, insbesondere von Kunden. Weitere Pflichtthemen sind die Leistung von Prozessen, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen, Ergebnisse aus Überwachung und Messung sowie Auditergebnisse.
Hinzu kommen Lieferantenleistungen und die Angemessenheit von Ressourcen. Wer interne und externe Audits bereits systematisch durchführt, hat einen Großteil dieser Eingaben bereits aufbereitet. Entscheidend ist, dass die Eingaben nicht nur gesammelt, sondern von der Leitung tatsächlich bewertet werden. Eine reine Datenzusammenstellung ohne Schlussfolgerungen erfüllt die Anforderung nicht.
Welche Ausgaben und Entscheidungen sind erforderlich?
Aus der Managementbewertung müssen konkrete Ausgaben hervorgehen. Die Norm verlangt Entscheidungen zu Verbesserungsmöglichkeiten, zu notwendigen Änderungen am Managementsystem und zum Ressourcenbedarf. Fiktives Beispiel: Eine Leitung stellt fest, dass die Reklamationsquote in einem Produktbereich gestiegen ist, und beschließt daraufhin eine Prozessüberarbeitung mit Verantwortlichen und Termin. Genau diese Art von Entscheidung ist gemeint.
Ausgaben ohne Maßnahmen oder Begründungen sind im Audit schwer nachzuweisen. Wer Qualitätsziele und Kennzahlen bereits strukturiert pflegt, kann Zielabweichungen direkt in die Bewertung einspeisen und Entscheidungen daraus ableiten. Das erleichtert sowohl die Durchführung als auch den Nachweis.
Welche Nachweise akzeptiert ein Zertifizierungsaudit?
Die Norm schreibt vor, dass dokumentierte Informationen als Nachweis vorliegen müssen. Ein festes Formular oder ein eigenes Jahresmeeting sind nicht zwingend vorgeschrieben. Akzeptiert werden Protokolle, Präsentationsunterlagen mit Beschlüssen, E-Mail-Verläufe mit nachvollziehbaren Entscheidungen oder Einträge in einem Managementsystem-Tool, sofern Eingaben, Bewertung und Ausgaben klar erkennbar sind.
Im Zertifizierungsaudit prüfen Auditoren, ob die Bewertung tatsächlich von der Leitung durchgeführt wurde, ob alle vorgeschriebenen Eingaben behandelt wurden und ob die Ausgaben konkrete Entscheidungen enthalten. Fehlende Nachweise oder Protokolle ohne Beschlüsse führen typischerweise zu Abweichungen. Die Qualität der Dokumentation ist daher ebenso wichtig wie die Durchführung selbst.
Häufige Schwachstellen in der Praxis
In der Praxis zeigen sich wiederkehrende Lücken: Die Bewertung wird nur formal durchgeführt, ohne dass die Leitung die Eingaben inhaltlich beurteilt. Oder die Ausgaben beschränken sich auf allgemeine Feststellungen ohne messbare Maßnahmen. Beides reicht für den Nachweis der Wirksamkeit nicht aus. Eine weitere Schwachstelle ist die fehlende Verbindung zwischen Managementbewertung und den laufenden Qualitätszielen, sodass Abweichungen nicht systematisch in Entscheidungen münden.
- Leitung nimmt nicht selbst teil, sondern lässt sich nur berichten
- Eingaben werden aufgelistet, aber nicht bewertet
- Ausgaben enthalten keine Verantwortlichen oder Termine
- Kein Bezug zu Ergebnissen aus internen Audits oder Kundenfeedback
- Dokumentation nicht auffindbar oder nicht aktuell
Fiktiver Ausschnitt aus einer Managementbewertung
| Eingabe | Bewertung der Leitung | Entscheidung / Nachverfolgung |
|---|---|---|
| Reklamationsauswertung | Fehler häufen sich an einer Auftragsübergabe | Übergabeprüfung überarbeiten; zuständige Funktion festlegen |
| Interner Auditbefund | Regelung und tatsächliche Durchführung weichen ab | Ursache prüfen und abgestimmte Korrekturmaßnahmen verfolgen |
| Ressourcenlage | Für die gewählte Verbesserung wird Bearbeitungszeit benötigt | Erforderliche Zeit und Verantwortung bereitstellen |
| Spätere Auswertung | Prüfen, ob die Änderung den Fehler ausreichend vermindert | Wirkung bewerten und gegebenenfalls nachsteuern |
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Quellen und weiterführende Informationen
Ihre nächsten Schritte
- Ordnen Sie die erforderlichen Eingaben Ihren vorhandenen Berichten und Auswertungen zu.
- Lassen Sie die Leitung Entwicklungen, Probleme und die Eignung des Systems bewerten.
- Halten Sie Ergebnisse und erforderliche Entscheidungen mit Zuständigkeit fest.
- Verfolgen Sie die Umsetzung und greifen Sie offene Punkte in der weiteren Bewertung wieder auf.
Häufige Fragen
Die Norm legt keinen festen Turnus fest. Sie verlangt, dass die Bewertung in geplanten Abständen stattfindet. Viele Organisationen wählen einen jährlichen Rhythmus, andere führen mehrere kürzere Bewertungen durch. Entscheidend ist, dass der gewählte Turnus dem Unternehmen angemessen ist und dokumentiert wird.
Ja, sofern alle vorgeschriebenen Eingaben behandelt und die Ausgaben dokumentiert werden. Ein separates Meeting ist nicht erforderlich. Wichtig ist, dass aus dem Protokoll klar hervorgeht, dass eine Managementbewertung im Sinne der Norm stattgefunden hat und die Leitung die Entscheidungen getroffen hat.
Fehlende oder unvollständige Managementbewertungen führen in der Regel zu einer Abweichung im Audit. Je nach Schwere kann das eine Nebenabweichung oder eine Hauptabweichung sein. Welche Nachweise vor einer positiven Entscheidung erforderlich sind, hängt von der Schwere der Abweichung und den geltenden Zertifizierungsregeln ab. Schwere Abweichungen erfordern bewertete Korrekturen und umgesetzte Korrekturmaßnahmen. Bei geringfügigen Abweichungen können angenommene Maßnahmenpläne mit verbindlichen Fristen und späterer Wirksamkeitsprüfung maßgeblich sein.
Geschrieben von
Noah Wetjen
Geschäftsführer, IfQA
Noah Wetjen ist Geschäftsführer der IfQA Institut für Qualität und Audit GmbH. In den IfQA-Ratgebern erläutert er Grundlagen und Abläufe von Managementsystem-Zertifizierungen.
