Das Wichtigste auf einen Blick
- Stufe 1 klärt Systemgrundlagen und die Vorbereitung auf Stufe 2; sie ist keine bloße Dateiannahme.
- Stufe 2 betrachtet die tatsächliche Umsetzung anhand von Gesprächen, Aufzeichnungen und weiteren geeigneten Nachweisen.
- Auditfeststellungen, erforderliche Nachweise und die anschließende Entscheidung bestimmen den weiteren Verlauf.
Inhaltsverzeichnis
- Was unterscheidet Stufe 1 und Stufe 2 im Zertifizierungsaudit?
- Derselbe Auftrag aus zwei Blickwinkeln
- Was im Stufe-1-Audit geprüft wird
- Was im Stufe-2-Audit geprüft wird
- Abweichungen: Was passiert, wenn der Auditor Mängel feststellt?
- Remote oder vor Ort: Welche Auditform passt?
- Stufe 1, Stufe 2 und Entscheidung: Was sich für Sie unterscheidet
- Quellen und weiterführende Informationen
- Ihre nächsten Schritte
- Häufige Fragen
Was unterscheidet Stufe 1 und Stufe 2 im Zertifizierungsaudit?
Stufe 1 bewertet Systemgrundlagen und die Bereitschaft für das weitere Zertifizierungsaudit. Stufe 2 prüft Umsetzung und Wirksamkeit anhand geeigneter Nachweise. Anschließend erfolgt die unabhängige Zertifizierungsentscheidung. Der von IfQA beschriebene Ablauf trennt Prüfung, Bearbeitung von Feststellungen und Entscheidung; ein Auditabschluss allein ist noch kein Zertifikat.
Derselbe Auftrag aus zwei Blickwinkeln
Fiktives Beispiel: Ein Dienstleister hat geregelt, wie Kundenanforderungen geprüft und Aufträge freigegeben werden. In Stufe 1 kann diese Regelung im Zusammenhang mit dem System und der Auditbereitschaft betrachtet werden. In Stufe 2 wird an ausgewählten Vorgängen geprüft, ob der vereinbarte Ablauf tatsächlich umgesetzt wird.
Dafür kann die zuständige Person einen Auftrag und seine Freigabe im bestehenden System zeigen und erklären. Die jeweilige Auditplanung legt fest, welche Nachweise benötigt werden und wie sie geeignet geprüft werden. Ob einzelne Teile remote möglich sind, wird anhand von Prozessen, Risiken und Nachweisbarkeit beurteilt.
Bereiten Sie die Beteiligten und Vorgänge mit der Audit-Checkliste vor und prüfen Sie, ob die grundlegenden ISO-9001-Voraussetzungen bereits erfüllt sind.
Was im Stufe-1-Audit geprüft wird
Das Stufe-1-Audit ist eine Dokumentenprüfung und Standortbestimmung. Der Auditor sichtet die schriftlichen Grundlagen Ihres Managementsystems: Managementpolitik, Prozessbeschreibungen, Ergebnisse interner Audits und die Managementbewertung. Ziel ist die Einschätzung, ob das System so weit entwickelt ist, dass ein Stufe-2-Audit sinnvoll durchgeführt werden kann.
Das Stufe-1-Audit findet häufig remote statt, da es primär um Unterlagen geht. Am Ende erhalten Sie einen Bericht mit allen offenen Punkten. Dieser Bericht ist kein Urteil, sondern eine strukturierte Grundlage für die weitere Vorbereitung. Wesentliche Lücken müssen vor Stufe 2 geschlossen werden; kleinere Feststellungen können parallel weiterbearbeitet werden.
Was im Stufe-2-Audit geprüft wird
Das Stufe-2-Audit ist das eigentliche Zertifizierungsaudit. Hier steht nicht mehr die Dokumentation im Vordergrund, sondern die Frage, ob das Managementsystem im Betriebsalltag wirksam gelebt wird. Der Auditor führt Gespräche mit Führungskräften und Mitarbeitenden, sichtet Nachweise aus dem Tagesgeschäft und bewertet, ob die dokumentierten Vorgaben tatsächlich angewendet werden.
Stichproben spielen dabei eine zentrale Rolle: Der Auditor wählt repräsentative Prozesse, Vorgänge und Aufzeichnungen aus, um ein belastbares Bild der Systemwirksamkeit zu gewinnen. Wie Auditoren Nachweise auswählen und bewerten, erklärt der Ratgeber Auditnachweise: Was Auditoren prüfen und wie Stichproben helfen. Remote-Anteile sind möglich, soweit die Zertifizierungsstelle sie für die vorgesehenen Prozesse und Nachweise als geeignet beurteilt.
Abweichungen: Was passiert, wenn der Auditor Mängel feststellt?
Feststellungen und Abweichungen sind ein normaler Bestandteil des Auditprozesses. Sie werden im Auditbericht konkret benannt und klassifiziert. Schwerwiegende Abweichungen müssen nachweislich behoben sein, bevor die Zertifizierungsentscheidung getroffen wird. Kleinere Feststellungen führen in der Regel nicht unmittelbar zur Verweigerung des Zertifikats, müssen aber dokumentiert und im weiteren Verlauf adressiert werden.
Die Zertifizierungsentscheidung selbst fällt nach Abschluss des Stufe-2-Audits und nach Bewertung aller Feststellungen. Eine Garantie für die Erteilung des Zertifikats gibt es nicht; das Ergebnis hängt davon ab, ob das System die normativen Anforderungen nachweislich erfüllt.
Remote oder vor Ort: Welche Auditform passt?
Ob remote, vor Ort oder kombiniert auditiert wird, richtet sich nach Prozessen, Risiken, anwendbaren Regeln und der ausreichenden Nachweisbarkeit. Der Wunsch nach einem Videotermin allein bestimmt die Eignung nicht. Stimmen Sie die erforderlichen Einblicke und eventuelle Vor-Ort-Anteile mit der Zertifizierungsstelle ab.
Die Voraussetzungen und Grenzen eines Remote-Audits helfen, benötigte Personen, Zugriffe und geeignete Einblicke vor der Abstimmung zusammenzustellen.
Stufe 1, Stufe 2 und Entscheidung: Was sich für Sie unterscheidet
| Schritt | Welche Frage geklärt wird | Was Sie dafür vorbereiten |
|---|---|---|
| Stufe 1 | Wie ist das System aufgestellt und wie steht es um die Bereitschaft für Stufe 2? | Systemgrundlagen, Tätigkeiten, Standorte und zuständige Personen |
| Zwischen den Stufen | Welche relevanten offenen Punkte sind zu bearbeiten? | Feststellungen, erforderliche Bearbeitung und abgestimmte Planung |
| Stufe 2 | Werden Anforderungen tatsächlich umgesetzt und wirkt das System? | Geeignete reale Vorgänge, Aufzeichnungen, Gespräche und Einblicke |
| Zertifizierungsentscheidung | Tragen Auditergebnisse und Bearbeitung der Feststellungen eine positive Entscheidung? | Erforderliche Korrekturen und weitere Nachweise nach geltenden Regeln |
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Quellen und weiterführende Informationen
Ihre nächsten Schritte
- Ordnen Sie Systemgrundlagen und Ansprechpartner so zu, dass offene Fragen in Stufe 1 geklärt werden können.
- Bearbeiten Sie die für Stufe 2 relevanten Feststellungen und stimmen Sie die weitere Planung ab.
- Bereiten Sie reale Vorgänge und verfügbare Verantwortliche für die Prüfung der Umsetzung vor.
- Klären Sie nach dem Audit die erforderliche Bearbeitung von Feststellungen und den Weg zur Zertifizierungsentscheidung.
Häufige Fragen
Der Abstand hängt davon ab, wie viele Feststellungen aus Stufe 1 behoben werden müssen und wie die Terminkalender beider Seiten aussehen. Ein fester Mindestabstand ist normativ nicht universell vorgegeben. In der Praxis werden die Termine im Angebotsgespräch gemeinsam geplant.
Das Stufe-1-Audit ist ein fester Bestandteil des Erstzertifizierungsverfahrens und dient der strukturierten Vorbereitung auf Stufe 2. Bei einem Wechsel der Zertifizierungsstelle im laufenden Zyklus gelten andere Regelungen, die im Einzelfall zu klären sind.
Die Feststellungen werden nach ihrer Einstufung und den geltenden Regeln bearbeitet. Bei geringfügigen Abweichungen müssen die erforderlichen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen geplant und vor der Entscheidung entsprechend bewertet und angenommen werden; verbindliche Fristen und eine spätere Wirksamkeitsprüfung können dazugehören. Bei schweren Abweichungen sind die erforderliche Umsetzung und Bewertung vor einer positiven Entscheidung maßgeblich.
Geschrieben von
Noah Wetjen
Geschäftsführer, IfQA
Noah Wetjen ist Geschäftsführer der IfQA Institut für Qualität und Audit GmbH. In den IfQA-Ratgebern erläutert er Grundlagen und Abläufe von Managementsystem-Zertifizierungen.
